L’assegnazione dell’auto aziendale è uno dei fringe benefit più noti nel mondo delle imprese. Si tratta di un beneficio che viene spesso proposto come alternativo all’aumento dello stipendio o all’erogazione di altri incentivi.

La concessione dell’auto aziendale è soggetta a una serie di regole che coinvolgono gli aspetti retributivi, contributivi e fiscali. Ecco quindi che ci domandiamo quali sono le modalità di assegnazione dell’auto al lavoratore. Ma anche qual è la deducibilità fiscale e la detraibilità Iva e come viene calcolato il benefit per il dipendente.

Quali sono i tipi di assegnazione dell’auto aziendale

Per comprendere la gestione delle auto aziendali e il relativo trattamento fiscale occorre in prima battuta delineare i diversi modi in cui la vettura può essere assegnata al lavoratore.

La prima modalità è la concessione per ragioni esclusivamente lavorative. In questo caso, l’auto aziendale è utilizzata solo per le necessità legate alla prestazione professionale del dipendente. In pratica è considerata uno strumento di lavoro con conseguenti implicazioni contrattuali, legali, fiscali e di costo.

La seconda modalità di assegnazione dell’auto aziendale è a uso personale del lavoratore. In pratica quest’ultimo può impiegare il mezzo senza limiti, anche nei giorni e nelle ore in cui non è prevista l’attività lavorativa.

Infine, l’azienda può assegnare l’auto a dipendente destinandola all’uso promiscuo. In buona sostanza, il lavoratore può mettersi al volante sia per le esigenze aziendali sia per quelle personali. In ogni caso l’impresa può aggiungere anche clausole all’utilizzo, ad esempio legate al chilometraggio massimo.

Come valutare la concessione di un veicolo aziendale

La valutazione del valore dell’auto aziendale concessa per l’uso personale è soggetta a considerazioni fiscali e retributive. Il valore dell’auto destinata all’uso personale può essere soggetto a contribuzione, con riferimento ai parametri stabiliti dall’Aci.

Questo valore può essere incluso nella base di calcolo delle voci retributive indirette, a meno che non ci siano disposizioni contrattuali che prevedano un approccio più inclusivo nel calcolo della retribuzione. Al netto di indicazioni diverse stabilite nei Contratti collettivi nazionali di lavoro, il valore dell’auto può essere considerato parte integrante della retribuzione utile per il calcolo del Trattamento di fine rapporto.

In sintesi, la valutazione del valore dell’auto aziendale destinata all’uso personale è soggetta a norme fiscali e contrattuali che devono essere considerate dal datore per ottimizzare la deducibilità e massimizzare i fringe benefit per i dipendenti.

Auto aziendale, differenza tra deducibilità e detraibilità

Le auto concesse a uso promiscuo fruiscono di un regime fiscale agevolato rispetto a quello ordinario. Beneficiano infatti di una deducibilità delle spese al 70%.

Questo tasso si applica sia al costo di acquisizione del veicolo, indipendentemente dal titolo di detenzione, sia alle spese di impiego come carburante, pedaggio e assicurazione. Per beneficiare di questo regime di deducibilità, occorre soddisfare alcune condizioni:

l’uso dell’auto deve essere una parte sostanziale delle mansioni del dipendente e non occasionale;
l’auto deve essere assegnata per la maggior parte del periodo d’imposta del datore di lavoro;
l’assegnazione può essere discontinua e i giorni di utilizzo possono essere cumulati tra più dipendenti;
la concessione deve essere documentata in modo adeguato mediante clausole contrattuali o accordi scritti.

In riferimento alla detraibilità Iva, le auto assegnate in uso promiscuo ai dipendenti possono beneficiare di detrazioni differenziate a seconda che siano concesse gratuitamente o a fronte di un corrispettivo. Nel primo caso l’Iva può essere detratta al 40% mentre se è concesso con addebito di un corrispettivo specifico, l’Iva è interamente detraibile.

Cosa deve sapere il lavoratore

L’assegnazione dell’auto al dipendente per scopi sia lavorativi sia personali comporta la ricezione da parte del dipendente di un compenso in natura, soggetto a registrazione nel cedolino e a obblighi di contribuzione e tassazione.

Il calcolo di questo fringe benefit si basa su una percentuale dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri, calcolata in base ai costi chilometrici indicati dalle tabelle Aci ed eventualmente ridotta dell’eventuale corrispettivo a carico del dipendente.

Secondo le disposizioni del Tuir, le percentuali variano a seconda delle emissioni di anidride carbonica del veicolo:

25% per veicoli con emissioni di anidride carbonica fino a 60 grammi per chilometro;
30% per veicoli con emissioni di anidride carbonica superiori a 60 grammi per chilometro ma non oltre i 160;
50% per veicoli con emissioni di anidride carbonica superiori a 160 grammi per chilometro ma non oltre i 190;
60% per veicoli con emissioni di anidride carbonica superiori a 190 grammi per chilometro.

Il fringe benefit è calcolato in modo forfettario e non tiene conto della reale percorrenza chilometrica ma solo le spese effettive sostenute dall’azienda e le spese incluse nei costi Aci eventualmente addebitate al dipendente, come quelle per il carburante. Il calcolo è effettuato su base annuale; nel caso di assegnazioni per periodi inferiori all’anno è necessario un adeguamento proporzionale.

Il caso del riaddebito parziale dei costi al lavoratore

Altro punto chiave in relazione all’auto aziendale è la possibilità di addebitare al lavoratore un importo a titolo di concorso spese per uso privato, superiore al valore convenzionale stabilito dalle tabelle Aci. Secondo il Tuir per i veicoli concessi in uso promiscuo bisogna considerare l’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri, calcolato sul costo chilometrico, al netto dell’eventuale importo trattenuto dal dipendente.

La circolare ministeriale 11/E del 16 febbraio 2007 specifica che le somme versate dal dipendente per l’utilizzo dell’auto, volte a rimborsare in tutto o in parte i costi sostenuti dall’azienda, vanno a ridurre il reddito di lavoro dipendente. Non solo, ma i costi effettivamente sostenuti dall’impresa, riconducibili a queste spese, possono essere dedotti dal reddito imponibile in quanto strettamente correlati alla componente positiva soggetta a tassazione.

L’importo totale deducibile dall’impresa, sia a titolo di fringe benefit sia di altri costi, non può invece superare le spese sostenute per l’auto assegnata a uso promiscuo. Il fringe benefit soggetto a tassazione sul reddito del dipendente viene ridotto dai riaddebiti effettuati dal datore di lavoro, che possono essere trattenuti dal lavoratore direttamente sulla busta paga o incassati mediante presentazione di fattura, emessa entro il termine del periodo d’imposta.

Fringe benefit, come attribuire il valore

Dal punto di vista pratico, il valore del fringe benefit può essere attribuito al dipendente secondo 3 modalità:

inserimento in busta paga;
fatturazione;
parzialmente in busta paga e parzialmente con emissione di fattura.

Nel primo caso il valore del benefit viene incluso direttamente nella retribuzione mensile del dipendente e soggetto alle relative imposte e contributi previdenziali.

Nel secondo il fringe benefit viene addebitato al dipendente mediante emissione di fattura separata che include i costi di percorrenza delle tabelle Aci comprensivi di Iva. Questo metodo richiede che la fattura sia emessa e pagata dal dipendente entro la fine del periodo d’imposta.

Con la terza modalità, una parte del valore del fringe benefit viene inserita nella busta paga del dipendente, mentre il restante importo viene addebitato attraverso emissione di fattura. Anche in questo caso, i costi di percorrenza delle tabelle Aci sono considerati comprensivi di Iva.

Gli addebiti devono avvenire tramite fatturazione e la fattura deve essere emessa e pagata dal dipendente entro la fine del periodo d’imposta per garantire la regolare deducibilità delle spese e massimizzare i benefici fiscali.