Quando un veicolo viene assegnato a un lavoratore in uso promiscuo ovvero per esigenze sia professionali sia private, il nodo del carburante si colloca all’incrocio tra tre piani. C’è quello contrattuale che stabilisce chi sostiene il costo del rifornimento. C’è quello aziendale-organizzativo che definisce policy, limiti, carte carburante, rimborsi ed eventuali addebiti. E c’è il piano fiscale che guarda alla valorizzazione convenzionale del benefit secondo le regole.

Dal punto di vista tecnico l’uso promiscuo trasforma l’auto aziendale in una forma di retribuzione in natura cioè in un fringe benefit. La base di calcolo del benefit è costruita su una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri annui assoggettata alla percentuale prevista dalla normativa in vigore.

Che cosa si intende per auto aziendale a uso promiscuo

L’uso promiscuo presuppone che il dipendente possa utilizzare la vettura anche per finalità personali: tragitto casa-lavoro, spostamenti serali, weekend, vacanze, esigenze familiari e in generale impieghi estranei alla prestazione lavorativa. Questa nozione diventa più delicata quando la si cala nella realtà delle flotte aziendali. Ci sono infatti assegnazioni piene, nelle quali il dipendente ha il veicolo in disponibilità continuativa e libera; assegnazioni con limiti di utilizzo, dove alcune spese o alcuni chilometri restano a suo carico; modelli ibridi, nei quali l’impresa offre l’auto e alcuni servizi accessori, ma riaddebita parte dei costi eccedenti. Tutte queste soluzioni possono rientrare nell’uso promiscuo.

Dal primo gennaio dello scorso anno è stata modificata la disciplina fiscale delle auto aziendali di nuova immatricolazione concesse in uso promiscuo. Con una serie di chiarimenti l’Agenzia delle entrate ha spiegato che per i veicoli concessi in uso promiscuo dal 2025 il fringe benefit viene determinato assumendo il 50% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri annui, calcolata secondo le tabelle Aci, con una riduzione al 10% per i veicoli a trazione elettrica e al 20% per quelli ibridi plug-in. Ne deriva che a parità di costo chilometrico un’elettrica concessa in uso promiscuo risulta più conveniente in termini di imponibile rispetto a una vettura termica tradizionale.

Sempre secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle entrate e la successiva circolare del 3 luglio 2025, il nuovo regime non si applica a ogni auto entrata in flotta nel 2025 perché a contare sono anche le date dell’ordine, l’immatricolazione, la sottoscrizione del contratto di assegnazione e il momento effettivo della concessione in uso promiscuo. Per alcuni veicoli ordinati entro il 31 dicembre 2024 e assegnati entro il 30 giugno 2025 continua così a operare il regime precedente.

Chi paga il carburante nella vita aziendale

Non c’è una regola generale che imponga sempre all’azienda di farsi carico del carburante né una norma che lo ponga in automatico a carico del dipendente per la quota privata. In pratica il costo del rifornimento può essere sostenuto tutto dall’impresa, per esempio tramite fuel card senza restrizioni. E può essere sostenuto dall’azienda entro limiti quantitativi o economici, così come può essere ripartito tra uso professionale e uso personale. Oppure può essere anticipato dal dipendente e rimborsato o riaddebitato secondo i casi. Come precisato dall’Agenzia delle entrate, l’azienda può anche fissare soglie di spesa annua e lasciare al lavoratore il costo delle eccedenze.

Ecco allora che se la policy interna prevede che il carburante sia compreso nel benefit senza limiti, il dipendente ha un vantaggio pieno. Se stabilisce che la fuel card copre solo le percorrenze di servizio, o che le spese per l’uso privato siano trattenute in busta paga, il costo economico del rifornimento si sposta sul lavoratore.

Perché il carburante non riduce il fringe benefit

Se il dipendente paga di tasca propria parte della benzina o del diesel, il valore del fringe benefit non si abbassa in misura corrispondente. Nella determinazione forfettaria del valore del veicolo concesso in uso promiscuo è irrilevante che il lavoratore sostenga a proprio carico tutti o soltanto alcuni degli elementi presi in considerazione nella base di commisurazione definita dalle tabelle Aci. Il fatto di pagarsi il carburante non trasforma il sistema convenzionale in un sistema analitico, né consente di ridurre automaticamente il benefit tassato come se si stesse facendo il conto minuto per minuto dei costi effettivi.

Dire che il carburante pagato dal lavoratore non riduce automaticamente il fringe benefit equivale a dire che la rilevanza va letta nei limiti fissati dalla normativa e dalla prassi. Il contributo del dipendente al costo dell’auto aziendale concessa a uso promiscuo può beneficiare dell’esenzione Irpef solo per la parte che riduce il fringe benefit convenzionale. Oltre quel limite non si produce un abbattimento.

Se il dipendente versa somme all’azienda o subisce trattenute in busta paga in relazione all’auto concessa in uso promiscuo, queste somme incidono solo fino alla concorrenza del benefit convenzionale determinato secondo le regole fiscali. Se si va oltre il sistema non riconosce un vantaggio aggiuntivo.

Il caso delle auto elettriche e delle ricariche

Nel mondo dell’auto aziendale il passaggio all’elettrico ha spostato il centro della discussione dal carburante tradizionale all’energia per la ricarica, ma la struttura del problema resta simile. Quando il datore di lavoro fornisce l’energia elettrica per la ricarica dei veicoli aziendali concessi in uso promiscuo ai dipendenti, la fornitura non genera reddito imponibile aggiuntivo perché il costo è già considerato ai fini della determinazione del valore forfettario riportato nelle tabelle Aci. La stessa impostazione viene estesa alle ricariche effettuate presso colonnine pubbliche tramite card messe a disposizione dall’azienda, entro i limiti previsti dal modello organizzativo adottato.

Per capire chi paga il carburante bisogna perciò partire dal documento che regola l’assegnazione del veicolo. È lì che si decide se l’auto è concessa con utilizzo libero o con limiti, se la carta carburante è spendibile ovunque o solo in certi casi, se esistono tetti mensili o annui, se gli sforamenti sono riaddebitati, se il rifornimento per finalità private è escluso e in che modo eventuali contributi del dipendente sono contabilizzati.

Costo, deducibilità e gestione del beneficio

Per l’impresa l’auto a uso promiscuo è uno strumento di lavoro, una leva retributiva e una voce di costo. Le spese e gli altri componenti negativi relativi ai veicoli dati in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d’imposta sono deducibili nella misura del 70%.

In termini di gestione, ogni soluzione presenta vantaggi e svantaggi. L’inclusione totale del carburante semplifica la vita del dipendente e aumenta l’attrattività del benefit, ma espone l’azienda a un maggiore esborso e a un più alto rischio di utilizzi poco controllati. L’inclusione parziale con tetti di spesa o chilometraggio consente un bilanciamento migliore. L’addebito separato dei consumi privati riduce il costo aziendale, ma impoverisce il valore percepito.